JetBrains a annoncé la disponibilité de YouTrack 2020.4, son logiciel de gestion de projet et de suivi des incidents. Cette version propose un Pack de démarrage (onboarding Pack) pour vous accompagner dans la découverte de ses fonctionnalités et vous aider à prendre un bon départ. La nouvelle interface d’importation permet une migration simple et fluide, suite à laquelle les nouveaux utilisateurs peuvent consulter un projet de démo préconfiguré qui présente les possibilités de YouTrack et donne des conseils pour se familiariser avec l’outil.Cette version apporte aussi des améliorations pour les utilisateurs expérimentés, notamment la nouvelle fonctionnalité Organizations qui permet aux grandes entreprises ayant de multiples projets de regrouper les projets connexes au sein d’une organisation mère centrale afin de pouvoir les gérer avec plus d’agilité. Les petites équipes ont quant à elles la possibilité d’utiliser des balises pour organiser les swimlanes de leurs tableaux.
Les swimlanes, que l’on peut traduire par « couloirs » ou « processus multicolonnes » sont des éléments visuels sous forme de colonnes utilisés dans les modélisations standards de workflows. Elles permettent de distinguer visuellement qui fait quoi au sein d’un processus et quelles sont les tâches ou les informations associées à chaque flux. Les swimlanes sont très utilisées pour cartographier un processus au sein des unités fonctionnelles d’une entreprise. Elles peuvent généralement être arrangées horizontalement ou verticalement et être dissociées avec des codes couleur.
Pack de démarrage pour les nouveaux utilisateurs
Projet de démo pour prendre un bon départ
Pour aider les nouveaux utilisateurs et administrateurs à se familiariser plus rapidement avec YouTrack, l'éditeur a conçu un projet de démo sandbox qui présente les principales capacités et fonctionnalités essentielles de l’outil en action. Le projet de démo inclut divers exemples de tickets que les nouveaux utilisateurs pourront être amenés à utiliser selon le rôle qui leur est attribué dans YouTrack (administrateur système, administrateur de projet, simple utilisateur), afin qu’ils découvrent les premières étapes concrètes de l’utilisation de l’outil. Il permet également de comprendre le fonctionnement et la configuration d’un tableau agile, d’un tableau de bord et de plusieurs types de rapports.
Le projet de démo est créé automatiquement sur les nouvelles instances de YouTrack afin que les nouveaux utilisateurs disposent d’une instance sandbox avec les principales fonctionnalités de YouTrack déjà installées et configurées pour eux. Ils peuvent ensuite modifier ces configurations et les personnaliser en fonction de leurs processus de travail.
Comment utiliser le projet de démo ?
Le projet de démo peut être utilisé de plusieurs façons :
- Pour accélérer le processus d’intégration des nouveaux utilisateurs : le projet de démo vous guide dans vos premiers pas avec YouTrack. Vous découvrirez progressivement les fonctionnalités de YouTrack en suivant simplement les étapes décrites dans les tâches. Il vous suffit de sélectionner le rôle qui vous correspond et d’effectuer les tâches proposées.
- Vous pouvez aussi l’utiliser comme sandbox : le projet de démo comprend des exemples de tickets avec des liens entre eux, des tableaux agile, un tableau de bord et des exemples de rapports de temps. Modifiez-les pour les adapter à votre propre projet ou utilisez-les comme modèles. Il est parfois plus facile de modifier un élément existant que de partir de zéro.
- Si vous êtes administrateur système ou projet, vous pouvez également créer des projets de démo et autoriser vos utilisateurs à y accéder afin d’éviter les risques d’altération de vos projets réels.
Des conseils pour bien démarrer
Outre la fonctionnalité de projet de démo, l'éditeur propose des conseils pour les nouveaux utilisateurs. Ces conseils redirigent vers les pages fréquemment utilisées dans l’application afin d’aider les nouveaux utilisateurs à s’y retrouver plus rapidement et les utilisateurs expérimentés à découvrir de nouvelles fonctionnalités utiles.
Pour y accéder, ouvrez le menu Help dans votre profil et sélectionnez Tips for New Users.
Interface d’importation pour la migration en un clic (fonctionnalité expérimentale)
L’importation de tâches et de projets depuis une autre application n’a jamais été aussi simple. Le nouvel assistant d’importation vous permet de configurer des importations continues à partir de Jira et de GitHub. Vous pouvez également extraire des tickets d’autres outils de suivi comme Mantis, Redmine, et même d’une autre instance de YouTrack.
La fonctionnalité ne nécessite aucune expérience de codage ou de l’utilisation de consoles : il suffit d’indiquer les informations d’identification de votre outil de suivi des tâches précédent. Et si votre outil de suivi source ne figure pas dans la liste des outils pris en charge, vous pouvez désormais créer vos propres scripts d’importation pour migrer les tâches et les projets qu’il contient vers YouTrack.
Il faut garder à l'esprit qu’il s’agit d’une fonctionnalité expérimentale, il est donc possible qu’elle ne fonctionne pas toujours parfaitement. JetBrains est en train d’étendre la liste des outils de suivi source pris en charge. Elle inclura notamment Confluence, vous pourrez donc importer votre base de connaissances à partir de cet outil.
Améliorations pour les entreprises ayant de multiples projets
Organizations
Pour les grandes entreprises, la structure actuelle de flat management n’est a priori pas la plus adaptée. Elles peuvent avoir besoin de séparer des départements ou des projets dans YouTrack, sur le plan logique ou en termes d’autorisations et d’utilisateurs. C’est pourquoi il est désormais possible de regrouper des projets connexes dans une organisation mère centrale (sous forme de dossiers de projet), afin que les utilisateurs de différentes organizations ne soient pas au courant de l’existence des autres. Vous pouvez simplifier la gestion des accès en attribuant des rôles au niveau d’une organization. L’attribution d’un rôle dans une organization se répercute dans tous les projets appartenant à cette organization.
Noms non uniques pour les champs personnalisés dans plusieurs projets
Chaque projet a ses propres caractéristiques et des exigences différentes. JetBrains comprend qu’il puisse être compliqué de gérer de nombreux projets différents, pour lesquels chaque équipe a ses propres processus et besoins. Par exemple, un projet peut nécessiter plusieurs responsables pour les tickets, tandis qu’un autre projet peut requérir que chaque ticket n’ait qu’un seul responsable. Garder un champ séparé pour chaque projet n’était pas très pratique. Aussi, JetBrains a décidé de simplifier ce processus en vous permettant d’intégrer des champs personnalisés qui utilisent le même nom mais dont le type de champ ou la propriété à valeurs multiples varie. Vous pouvez désormais gérer les propriétés du champ en fonction des besoins de chaque équipe sans que vos capacités de recherche n’en soient affectées.
Améliorations pour les utilisateurs intéressés par les tableaux agile
Swimlanes basés sur des balises pour les utilisateurs de tableaux agile
Les balises et les champs à valeurs multiples peuvent désormais être utilisés comme swimlanes ! Cela vous permet d’organiser le tableau agile idéal pour votre équipe plus facilement.
L’utilisation de balises pour les swimlanes est notamment utile pour placer une arborescence de tickets dans un swimlane plutôt qu’à un niveau de sous-tâche. Une règle de workflow en cas de modifications vous aidera en signalant automatiquement tous les tickets concernés avec la balise correspondante, tandis...
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